Jun 5, 2024 4:57:35 PM | CRM CRM-Systeme für kleine Unternehmen: Software im Überblick

Effektives Kundenbeziehungsmanagement ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird es jedoch immer herausfordernder, den Überblick über potenzielle Leads und bestehende Kunden zu behalten.

Deshalb sind CRM-Systeme unverzichtbar. Sie ermöglichen es, Kontakte zu verwalten, die Vertriebs-Pipeline zu organisieren und vieles mehr. In unserem Artikel erklären wir, warum ein CRM-System auch für kleine Unternehmen von großer Bedeutung ist und welche Softwarelösungen sich besonders gut für KMUs eignen. Mit der richtigen CRM-Software können KMUs effizienter arbeiten, Kundendaten besser verwalten und letztendlich den Erfolg ihres Unternehmens steigern.

Inhalt

• Warum ist ein CRM für kleine Unternehmen unverzichtbar? 5 überzeugende Gründe

• 5 wichtige Merkmale, die ein gutes CRM für kleine Unternehmen haben sollte

• Diese 8 CRM-Softwarelösungen sind ideal für kleine Unternehmen geeignet

• Fazit: So findest du als kleines Unternehmen das passende CRM-System

Warum kleine Unternehmen von einem CRM profitieren: 5 überzeugende Gründe

CRM steht für Customer Relationship Management und umfasst die systematische Pflege und Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es handelt sich sowohl um eine Strategie als auch um eine Software, mit der du deine Kund:innen entlang ihrer Customer Journey optimal betreuen kannst. Aber ist ein CRM-System auch für Startups und kleine Unternehmen relevant? Definitiv: ja! Warum genau das der Fall ist, werden wir in diesem Abschnitt genauer betrachten.

1. Effiziente Organisation

In einem CRM-System werden hauptsächlich Kundendaten gespeichert. Neben den Kontaktdaten umfassen diese auch Informationen zu Bestellungen, Interessen und vergangenen Interaktionen mit einem Unternehmen. Der entscheidende Vorteil einer CRM-Software liegt darin, dass diese Daten von allen autorisierten Teammitgliedern in Echtzeit eingesehen, bearbeitet oder ergänzt werden können. Dadurch kann jederzeit auf die benötigten Informationen zugegriffen werden.

Im Gegensatz dazu erfordert die Nutzung von Excel für das Kundenbeziehungsmanagement, dass neu gewonnene Informationen nach jedem Kundenkontakt manuell in eine Tabelle eingetragen werden. Dies bedeutet nicht nur einen hohen Arbeitsaufwand, sondern kann auch dazu führen, dass wichtige Informationen von Teammitgliedern nicht rechtzeitig wahrgenommen werden – und somit potenzielle Verkaufschancen verpasst werden.

2. Steigerung der Kundenzufriedenheit

Ein zentraler Zweck eines CRM-Systems besteht darin, die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen zu steigern und somit die Kundenbindung zu fördern. Zufriedene Kund:innen neigen dazu, öfter bei Ihnen einzukaufen. Um Ihre Kund:innen glücklich zu machen, ist es jedoch entscheidend, ihre Bedürfnisse und Schmerzpunkte zu kennen. Hier kann ein CRM-System kleinen und mittleren Unternehmen helfen, diese zu identifizieren und angemessen darauf einzugehen.

Indem Sie wissen, wer Ihre Kund:innen sind und was sie wollen, können Sie Vertrieb, Marketing und Kundenservice gezielt darauf ausrichten. Auf diese Weise können Kund:innen individuell betreut werden, was ein wichtiger erster Schritt hin zu langfristigen Kundenbeziehungen ist.

3. Bessere Übersicht über die Vertriebspipeline

CRM-Systeme sind besonders wertvoll bei der Organisation von Vertriebsaktivitäten. Detailreiche Kundenprofile unterstützen Vertriebsmitarbeiter:innen dabei, sich optimal auf Meetings mit potenziellen Kund:innen vorzubereiten. Doch das ist nicht alles: Je mehr Kundeninteraktionen stattfinden, desto schwieriger wird es, den Überblick über laufende und abgeschlossene Deals zu behalten. An dieser Stelle kann ein CRM-System mit einer Funktion zur Verwaltung der Deal-Pipeline enorm hilfreich sein.

Diese Funktion ermöglicht es, den Sales Funnel im Auge zu behalten und zu erkennen, wo die besten Verkaufschancen liegen. Sobald sich ein Deal abzeichnet, kann das Vertriebsteam schnell reagieren. Dadurch kann der gesamte Verkaufsprozess effizienter strukturiert werden.

4. Effektive Zusammenarbeit

In einem Unternehmen sollten Informationen nahtlos zwischen den Teams fließen, da sie für verschiedene Bereiche von Interesse sein können. Ein CRM-Tool fördert die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg, indem es Daten aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice zusammenführt. Dadurch haben alle Zugriff auf relevante Notizen, Dokumente und mehr – was die Teamarbeit stärkt. Zudem können Mitarbeiter Zeit sparen, indem sie nicht jedes Mal manuell Informationen bei anderen Teams anfragen müssen, sondern vergangene Kundeninteraktionen eigenständig verfolgen können.

5. Steigende Umsätze

Zufriedene Kunden sind nicht nur treue Kunden, sondern können auch neue Kunden für Ihr Unternehmen gewinnen. Durch eine effiziente interne Organisation und verbesserte Teamarbeit können Sie Zeit sparen und produktiver arbeiten. All dies trägt letztendlich zu einem Anstieg Ihrer Umsätze bei.

5 wichtige Merkmale, die ein gutes CRM für kleine Unternehmen haben sollte

Ein geeignetes CRM-System ist nicht nur für große Unternehmen von Vorteil. Bei der Auswahl der passenden CRM-Software sollten KMUs jedoch genauer hinsehen. Obwohl es viele bekannte CRM-Softwarelösungen auf dem Markt gibt, eignet sich nicht jede gleichermaßen gut für kleine Unternehmen wie für große. Diese Merkmale sind für KMUs in der Regel besonders wichtig:

• Bezahlbarkeit: Kleinunternehmen verfügen in der Regel über begrenztere Budgets im Vergleich zu großen Unternehmen. Daher spielt der Preis bei der Auswahl einer CRM-Software eine entscheidende Rolle.

   

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Die meisten KMUs haben keine Zeit, ihre Mitarbeiter in komplexe CRM-Lösungen einzuarbeiten. Eine leicht zu bedienende Software mit einem übersichtlichen Dashboard ist für viele kleine Unternehmen unverzichtbar.

   

• Anpassungsfähigkeit: Nicht alle Kleinunternehmen streben an, dauerhaft klein zu bleiben. Daher ist es wichtig, dass sich eine CRM-Software an veränderliche Anforderungen anpassen kann. Es sollte beispielsweise möglich sein, mit wenigen grundlegenden Funktionen zu starten und bei Bedarf den Funktionsumfang der CRM-Software zu erweitern.

   

• Erweiterungen und Integrationen: Um das Beste aus Ihrem CRM herauszuholen, sollten Sie sicherstellen, dass es nahtlos mit den Tools verknüpft werden kann, die Sie bereits nutzen. Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mail-Marketing-Software mit Ihrem CRM-System verbinden möchten, sollten Sie im Voraus recherchieren, ob es dafür passende Erweiterungen gibt.

   

• Grundlegende Funktionen für Marketing, Vertrieb und Support: Es gibt mittlerweile CRMs für jede Anforderung. Ein CRM für kleine Unternehmen sollte jedoch mindestens über grundlegende Funktionen in den Bereichen Kontaktverwaltung und Deal-Pipeline-Management verfügen. Darüber hinaus können Funktionen im Bereich E-Mail-Marketing sowie die Möglichkeit zur Terminvereinbarung mit bestehenden und potenziellen Kunden praktisch sein.

Diese 8 CRM-Softwarelösungen sind ideal für kleine Unternehmen geeignet

Kein Zweifel: Wer in ein CRM-System investiert, tut seinen Kunden und somit seinem Unternehmen langfristig einen großen Gefallen. Doch welche CRM-Lösungen eignen sich besonders gut für Startups und kleine Unternehmen? Nachfolgend präsentieren wir dir eine Auswahl von 8 CRM-Softwareoptionen, die die meisten der zuvor genannten Kriterien erfüllen.

Brevo

Brevo ist eine umfassende CRM-Suite, die dir Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen bietet, darunter E-Mail- und WhatsApp-Marketing, Transaktions-E-Mails, Live-Chat, Web-Push-Benachrichtigungen, Vertriebsmanagement und mehr. Mit der Brevo Sales Platform kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten hochladen und mit diesen Notizen, Dokumenten und anderen Informationen verknüpfen. Außerdem ermöglicht es dir, deine eigene Vertriebspipeline zu erstellen und den Überblick über abgeschlossene und laufende Deals zu behalten. Durch benutzerdefinierte Umsatzprognosen kannst du nicht nur erkennen, ob sich ein Deal abzeichnet, sondern auch abschätzen, welchen potenziellen Umsatz er dir bringen könnte.

Die Sales Platform von Brevo bietet auch die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und sie bei Bedarf automatisch bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen. Darüber hinaus kannst du über die Plattform direkt Video- und Telefonanrufe tätigen und deinen Kunden die Option geben, online Termine mit dir zu vereinbaren.

Preis: Die Sales Platform und grundlegende Marketing-Funktionen sind kostenlos, erweiterte Sales-CRM-Funktionen sind ab 9€ pro Monat/User erhältlich.

Warum das Brevo CRM ideal für kleine Unternehmen ist:

• Alle wesentlichen CRM- und Marketing-Funktionen sind auf einer Plattform vereint
• Kostenlose CRM-Nutzung und kostengünstige Marketing-Pakete für verschiedene Anforderungen verfügbar
• Benutzerfreundliche Bedienung und intuitive Oberfläche

Zendesk Sell

Zendesk ist eine CRM-Software, die nicht nur eine Vielzahl von Kundenservice-Funktionen bietet, sondern auch ein Vertriebs-CRM unter dem Namen Zendesk Sell. Mit dieser Plattform kannst du deine Kontakte verwalten, Aufgaben erstellen und deine Vertriebspipeline effizient organisieren. Zusätzlich zu diesen Funktionen bietet Zendesk Sell nützliche Features wie das Enrichment Tool, mit dem du Kundenprofile automatisch aktualisieren und potenzielle Neukunden identifizieren kannst. Darüber hinaus ermöglicht die integrierte Anruffunktion das Führen von Kundentelefonaten direkt über die Plattform.

Obwohl Zendesk Sell keine integrierte E-Mail-Marketing-Software hat, besteht die Möglichkeit, über Plugins eine Verbindung zu verschiedenen Newsletter-Tools wie Mailchimp herzustellen. Außerdem kannst du Zendesk mit deinem E-Mail-Konto verknüpfen, beispielsweise mit Gmail.

Preislich startet Zendesk Sell ab 19€ pro User pro Monat, was es zu einer kostengünstigen Option für kleine Unternehmen macht.

Warum ist Zendesk Sell ideal für kleine Unternehmen:

• Es bietet die Möglichkeit, das Vertriebs-CRM bei Bedarf mit Kundenservice-Funktionen zu erweitern.
• Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet.

Insightly

Insightly ist eine maßgeschneiderte CRM-Software für kleine Unternehmen, die wichtige Funktionen für Lead-Verwaltung und Aufgabenmanagement bietet. Mit Insightly kannst du mühelos eine Vertriebspipeline erstellen, Aufgaben organisieren und Kontakte verwalten. Zusätzlich zum Basispaket kannst du durch den Erwerb des Marketing-Pakets von einem einfachen E-Mail-Editor profitieren, mit dem du E-Mails gestalten und automatisieren kannst. Die Software bietet auch die Möglichkeit, ein Ticketing-System einzubinden.

Insightly zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus und bietet grundlegende Funktionen für die Kontaktverwaltung sowie verschiedene Integrationsoptionen. Obwohl die Analyse- und Prognosefunktionen begrenzt sind, bietet Insightly eine solide Lösung für die Organisation von Daten in kleinen Unternehmen.

Preis: Ab $29 pro Benutzer pro Monat, All-in-One-Paket mit CRM-, Marketing- und Service-Funktionen ab $349 pro Monat.

Warum Insightly sich für kleine Unternehmen eignet:

• Ideal für die einfache Organisation von Daten
• Benutzerfreundliche Bedienung

FreshSales

FreshSales, entwickelt von FreshWorks, ist ein Vertriebs-CRM, das kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Vielzahl unverzichtbarer CRM-Funktionen bietet. Von der Activity Timeline über die Sales Pipeline bis zur Kontaktverwaltung und Webformularen - FreshSales unterstützt Unternehmen in ihren Vertriebsaktivitäten. Darüber hinaus ermöglicht es direkten Kontakt zu Kunden über Telefon, E-Mail, Messenger und Chatbot.

Besonders nützlich sind die KI-gesteuerten Features, die von Deal-Vorhersagen über die automatische Kundenprofilanreicherung bis hin zum Lead-Scoring reichen. Für die Automatisierung solcher Vertriebsprozesse sind jedoch zusätzliche Kosten erforderlich. Zum Beispiel sind Kontakt-Scoring und automatische Profilanreicherung nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar.

Preis: Kostenlose Basisversion; erweiterte Funktionen wie das Vertriebs-Dashboard ab 9€ pro Benutzer pro Monat.

Warum ist FreshSales das ideale CRM für kleine Unternehmen:

• Dauerhaft kostenlose Version verfügbar
• Interessante KI-Features zur Optimierung von Vertriebsprozessen

HubSpot

HubSpot zählt zu den prominentesten Namen im Bereich CRM-Software. Die kostenfreie Version des HubSpot CRMs bietet nicht nur eine Deal-Pipeline, Funktionen für das Kontaktmanagement und die Möglichkeit zur Kontaktsegmentierung, sondern auch diverse Marketing- und Kundenservice-Tools. Mit einem Live-Chat und einem dialogbasierten Chatbot kannst du noch mehr Kunden gewinnen.

Wenn du zusätzlich die Option haben möchtest, Newsletter und andere Marketing-E-Mails über HubSpot zu versenden und vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zu nutzen, ist das möglich. Beachte jedoch, dass dafür zusätzliche Kosten anfallen können. HubSpot berechnet die Nutzung nach der Anzahl deiner Marketing-Kontakte. Je größer deine Kontaktliste wird, desto teurer wird es für dich.

Preis: Kostenlos, erweiterte CRM-Suite mit Funktionen ab 15€/Monat

Warum ist das HubSpot CRM ideal für kleine Unternehmen:

• Eine breite Auswahl an kostenlosen Funktionen aus den Bereichen Vertrieb, Marketing, Service, CMS und Operations.

Salesforce

Ein weiterer Gigant auf unserer Liste der CRM-Softwarelösungen für kleine Unternehmen ist Salesforce. Mit der Sales Cloud dieses SaaS-Anbieters behältst du stets den Überblick über deine Kontakte und ihre Aktivitäten. Du hast die Möglichkeit, Massenmails zu versenden, automatisierte Workflows einzurichten und Prognosen für zukünftige Deals zu erstellen.

Wenn du dich für Omnichannel-Marketing interessierst und beispielsweise Marketing-E-Mails oder Push-Nachrichten senden möchtest, kannst du die Marketing Cloud hinzufügen. Zudem bietet die Service Cloud Funktionen rund um den Kundensupport.

Preis: Ab 25€ pro Benutzer pro Monat für die Sales Cloud.

Warum sich das Salesforce CRM für kleine Unternehmen eignet:

• Die Funktionalität des CRMs kann nach Bedarf erweitert werden.

Pipedrive

Pipedrive bietet grundlegende CRM-Funktionen für das Management von Deals und Leads sowie die Organisation deiner Vertriebspipeline. Mit dieser Software kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten verwalten, was besonders für expandierende Unternehmen ideal ist. Zudem unterstützt dich Pipedrive mit einem Vertriebsassistenten, der dir hilft, deine Leistung zu optimieren.

Wenn du bereit bist, etwas mehr zu investieren, kannst du deine CRM-Plattform mit dem kostenpflichtigen Add-on LeadBooster erweitern. Dies ermöglicht dir unter anderem die Nutzung eines Chatbots und Live-Chats. Zudem kannst du direkt von der Pipedrive-Plattform aus E-Mail-Marketing-Kampagnen versenden.

Preis: Ab 14€ pro Benutzer pro Monat

Warum ist Pipedrive das ideale CRM für kleine Unternehmen:

• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Attraktiver Einstiegspreis

Zoho Bigin

Zoho, ein führender Anbieter von CRM-Lösungen, hat mit Bigin speziell ein CRM-System für Kleinunternehmen entwickelt. Obwohl es weniger komplex ist als das Standard-CRM von Zoho, ermöglicht es dir dennoch, deine Vertriebspipeline zu verwalten, E-Mails direkt auf der Plattform zu empfangen und Workflows zu automatisieren. Zusätzlich kannst du Bigin mit Twitter verknüpfen, um die Tweets deiner Kontakte zu verfolgen und bei Bedarf sofort zu reagieren.

Durch die Integration mit verschiedenen anderen Zoho-Lösungen wie Zoho Desk für den Kundenservice und Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing kannst du Bigin noch weiter an deine Bedürfnisse anpassen. Mit der Zapier-Integration hast du außerdem die Möglichkeit, Bigin mit einer Vielzahl anderer Apps zu verbinden.

Preis: Ab 7€ pro Benutzer pro Monat für Bigin, ab 14€ pro Benutzer pro Monat für das vollumfängliche Zoho CRM mit erweiterten Funktionen.

Warum ist das Bigin CRM ideal für kleine Unternehmen:

• Klare Struktur und übersichtliche Benutzeroberfläche
• Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis

Fazit: So findest du als kleines Unternehmen das passende CRM-System

Starke Kundenbeziehungen sind von entscheidender Bedeutung. Wenn Kunden mit einem Unternehmen unzufrieden sind, kann dies dazu führen, dass sie dauerhaft abwandern. Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, dies zu vermeiden. Durch ständigen Überblick über neue Leads und bestehende Kunden können Sie ihre Bedürfnisse besser verstehen und gezielt darauf eingehen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Kundschaft gerne und immer wieder bei Ihnen einkauft.

In der heutigen Zeit gibt es eine Vielzahl von CRM-Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Startups und KMUs zugeschnitten sind – von denen haben wir Ihnen 8 in diesem Artikel vorgestellt. Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Entscheidung helfen:

• Welchen Zweck soll Ihr CRM erfüllen? Möchten Sie nur Ihre Vertriebspipeline visualisieren und Kontakte verwalten oder benötigen Sie eine Vielzahl ausgefeilter Funktionen (z. B. Automatisierung)?
• Wie viele Kontakte haben Sie? Einige CRMs berechnen die Anzahl der hochgeladenen Kontakte. Gerade für expandierende Unternehmen kann dies teuer werden.
• Benötigen Sie nur ein CRM oder auch eine E-Mail-Marketing- und Kundenservice-Lösung? Für viele Unternehmen ist es einfacher, E-Mail-Marketing, Live-Chat, Terminvereinbarung und Co. von einer einzigen Softwarelösung aus zu steuern, anstatt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln.
• Wie wichtig ist Ihnen ein DSGVO-konformer Anbieter? Wenn Sie mit Ihrem CRM Daten von EU-Bürgern verarbeiten, sollten Sie genau prüfen, welche Maßnahmen Ihr CRM-Anbieter in Bezug auf die DSGVO getroffen hat. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, einen Anbieter mit Serverstandort innerhalb der EU zu wählen.

Du hast alle Fragen beantwortet? Dann haben wir abschließend noch einen Tipp für dich: Viele der von uns vorgestellten CRM-Systeme für kleine Unternehmen kannst du kostenlos testen. Manche, z.B. Brevo, HubSpot oder Pipedrive bieten sogar dauerhaft kostenlose Versionen an. Mach davon Gebrauch und probiere in aller Ruhe aus, ob du mit der CRM Software deiner Wahl zurechtkommst.