Eure Flows laufen. Die Zahlen sehen in Ordnung aus. Open Rates, Klickraten, Conversions, alles im grünen Bereich. Zumindest nach dem, was ihr seht. Aber hier ist die Frage, die sich die wenigsten CRM-Teams stellen: Verglichen womit? Die meisten Teams arbeiten ohne externen Vergleichspunkt. Ohne jemanden, der regelmäßig in andere Instanzen schaut und einordnen kann, ob „okay” tatsächlich gut ist. Oder ob sechsstellige Beträge pro Jahr auf dem Tisch liegen bleiben.
Das ist der Ausgangspunkt unseres Instanz-Checks. Kein Audit-Template, kein generisches PDF, kein Verkaufsgespräch mit Folien. Sondern ein Prozess mit drei Phasen, den wir hier transparent aufschlüsseln.
Was eure Kunden draußen sagen, bevor wir in die Instanz schauen
Bevor wir Zugang zu eurer Braze- oder Klaviyo-Instanz bekommen, screenen wir bis zu sieben externe Quellen: Trustpilot, App-Store-Reviews, Google Reviews, G2-Bewertungen, LinkedIn-Stellenanzeigen, Newsletter-Archive und Exit-Surveys, sofern öffentlich zugänglich.
Warum dieser Umweg? Weil externe Kundenstimmen oft Probleme aufdecken, die im CRM-Dashboard unsichtbar sind. Eine Trustpilot-Bewertung, die sagt „Ich bekomme ständig Rabatte, obwohl ich gerade erst bestellt habe”, weist direkt auf einen Flow ohne Exit-Kriterien hin. Eine App-Store-Review mit „Die Push-Benachrichtigungen nerven” deutet auf ein Frequency-Problem hin, das sich intern als sinkende Opt-in-Rate zeigt.
Dieser Abgleich zwischen Außenwahrnehmung und interner CRM-Logik ist der Teil unserer Methodik, den wir bei keinem anderen Anbieter in dieser Systematik sehen. Agenturen starten mit dem Briefing. Beratungen starten mit einem Fragebogen. Wir starten damit, zuzuhören, was eure Kunden bereits über eure Kommunikation sagen.
Das Ergebnis: Wenn wir die Instanz zum ersten Mal öffnen, wissen wir schon, wonach wir suchen. Die externe Analyse gibt der Live-Session eine Richtung, die kein internes Audit liefern kann. Wie das in der Praxis aussieht, haben wir am Beispiel Trustpilot in einem eigenen Artikel gezeigt.
30 Minuten direkt in eurer Instanz
Die Live-Session ist keine Präsentation. Es gibt kein Foliendeck, keine vorbereiteten Slides, keine generische Checkliste.
Stattdessen öffnen wir eure Instanz und gehen die fünf bis acht umsatzrelevantesten Flows durch. Welcome-Serie, Abandoned Cart, Winback, Post-Purchase. Die Flows, die bei den meisten Brands den größten Einfluss auf den Customer Lifetime Value haben. Direkt an den Metriken zeigen wir, wo Abweichungen liegen.
Das funktioniert, weil wir regelmäßig in verschiedene Instanzen schauen. Nicht aus einem Lehrbuch, nicht aus Benchmark-Reports, die zwei Jahre alt sind. Aus der konkreten Erfahrung, wie vergleichbare Flows in ähnlichen Branchen performen. Wenn ein Winback-Flow in einer Supplement-Brand bei 0,3 % Conversion steht, wissen wir, dass 1,5 bis 2 % realistisch sind. Nicht weil ein Report das sagt, sondern weil wir es in anderen Instanzen gesehen haben.
Alles passiert live, alles ist nachvollziehbar. Der Unterschied zu einem klassischen Audit: Ihr sitzt nicht vor einem 30-Seiten-PDF und fragt euch, wie die Empfehlungen zustande kamen. Ihr seht es selbst.
Findings, sortiert nach EUR statt nach Aufwand
Nach der Session bekommt ihr ein Findings-Dokument. Darin stehen drei bis fünf konkrete Punkte, jeder mit einer Potenzial-Einschätzung in EUR.
Ein Beispiel: Ein Winback-Flow, der acht Prozentpunkte unter dem Branchenschnitt liegt, bei 30.000 adressierbaren Kontakten. Die Größenordnung: rund 290.000 EUR pro Jahr, die nicht realisiert werden. Kein exakter Wert, aber eine Hausnummer, die klar macht, ob sich ein genauerer Blick lohnt.
Wir priorisieren nach Umsatzrelevanz, nicht nach Umsetzungsaufwand. Ein Quick-Fix, der 5.000 EUR bringt, steht nicht über einem strukturellen Problem, das 200.000 EUR kostet. In der Praxis ordnen die meisten Audits nach „einfach umsetzbar”. Das führt dazu, dass Teams Wochen an Kosmetik arbeiten, während der größte Hebel unberührt bleibt. Unser Findings-Dokument macht die Reihenfolge explizit, damit ihr wisst, wo die erste Stunde Arbeit den größten Unterschied macht.
2,5 bis 4 Stunden unsere, 30 Minuten eure
Die Vorbereitung dauert 2,5 bis 4 Stunden: Signalanalyse, Flow-Mapping, Benchmark-Vergleich. Dazu kommen 30 Minuten Live-Session und die Aufbereitung der Findings.
Das ist kostenlos. Komplett. Kein Haken, kein Kleingedrucktes, kein Vertrag.
Der Grund ist kein Geheimnis: Wir gehen in Vorleistung, weil wir wissen, dass unsere Arbeit für sich spricht. Wer einmal gesehen hat, was wir in der eigenen Instanz finden, versteht den Wert. Und wer danach keinen Bedarf hat, der hat trotzdem drei bis fünf konkrete Findings mitgenommen, die er selbst umsetzen kann.
Euer Risiko: eine halbe Stunde Kalender. Unser Risiko: mehrere Stunden Arbeit. Das ist die Asymmetrie, auf der unser Geschäftsmodell basiert. Nicht auf Verträgen oder Mindestlaufzeiten. Wie wir typische Muster dabei erkennen, haben wir am Beispiel Welcome-Serien aufgeschlüsselt.
Was nach dem Check passiert
Wir pitchen nichts in der Session. Die Findings gehören euch, unabhängig davon, ob ihr danach mit uns weiterarbeitet. Es gibt keinen Follow-up-Call mit einem Closer, kein zeitlich begrenztes Angebot, keinen Druck.
Wenn die Findings zeigen, dass konkrete Flows einen Fix brauchen, könnt ihr das selbst umsetzen. Oder ihr fragt uns, was ein professioneller Flow-Fix kosten würde. Beides ist in Ordnung.
Der Instanz-Check ist unser Einstieg, nicht unser Köder. Er zeigt, wie wir arbeiten: direkt im System, mit echten Daten, transparent in der Methodik. Wer das gesehen hat, kann eine informierte Entscheidung treffen. Die Einrichtung dauert fünf Minuten, der Check dreißig.
